Programa 2009

Metodologia

UMA RESPONSABILIDADE PARTILHADA

A simplificação legislativa e administrativa não constitui uma competência atribuída a um
Ministério específico ou a um determinado serviço público.

O Simplex é resultado de um trabalho que envolve todo o Governo. Cabe ao Gabinete da Secretária de Estado da Modernização Administrativa, apoiado pela Agência para a Modernização Administrativa (AMA) e em colaboração com as Senhoras e Senhores Simplex de todos os Ministérios, a sistematização das medidas propostas, a coordenação da consulta pública, a elaboração de cada programa anual, o acompanhamento da sua execução e a avaliação dos respectivos impactos.

Mas o Simplex só foi (é) possível com o aprofundamento de uma cultura política de simplificação e a crescente consolidação dos principais factores de sucesso deste tipo de programas:

• O forte empenho e a direcção política do Primeiro-Ministro;
  
• Uma responsabilidade comum, partilhada por todos e cada um dos Ministérios, dentro das respectivas esferas de competência;
  
• A participação dos serviços e dos funcionários públicos na identificação dos constrangimentos e na avaliação das medidas de simplificação;
• A consulta pública e a participação cívica dos cidadãos e dos parceiros sociais;
  
• A assunção de metas claras e a prestação pública de contas.

PARTICIPAÇÃO E CONSULTA PÚBLICA

A consulta pública é hoje um dos vários mecanismos a que recorrem sistematicamente os programas de simplificação para prosseguir objectivos de melhoria da qualidade das políticas e das decisões públicas.

As vantagens da abertura às contribuições externas nos processos de decisão pública são conhecidas:

• Permite às partes interessadas dar opinião sobre as políticas e, assim, poder influenciar a sua orientação;
  
  
• Contribui para melhorar a qualidade das decisões;
  
  
• Facilita um maior envolvimento das partes interessadas nos resultados;
  
  
• Facilita um maior envolvimento das partes interessadas nos resultados;
  
  
• Reforça a responsabilização dos decisores políticos.

Tal como em 2007 e 2008, o processo de consulta do Programa Simplex’09 foi concebido como um processo de consulta aberta, permitindo o acesso ilimitado dos participantes e contribuições livres não limitadas às medidas apresentadas.

Pela primeira vez, utilizamos um formato blogue para esta consulta: as medidas podiam ser votadas e comentadas pelos participantes e os contributos eram imediatamente publicados permitindo que outras pessoas comentassem as participações precedentes.

As sugestões recebidas de cidadãos, empresas e associações foram enviadas aos diferentes Ministérios competentes em razão da matéria, para apreciação. Uma parte significativa dessas sugestões foi incorporada na versão final do Programa.

O relatório detalhado da consulta pública encontra-se disponível em www.simplex.gov.pt.

Também em 2008, correspondendo ao apelo que nos foi dirigido por vários cidadãos, criámos no site do Programa Simplex uma Caixa de Sugestões que ficará permanentemente disponível para a participação de todos.

A organização de fóruns com empresas e cidadãos – como o Fórum PME, que organizámos pela primeira vez em 2008, em colaboração com a COTEC - contribuem igualmente para que o Programa possa responder de forma mais adequada às prioridades de simplificação dos utentes dos serviços públicos.

PRÉMIO IDEIA.SIMPLEX

2008 foi ainda o ano em que procurámos colocar ao serviço do esforço de simplificação a capacidade de inovação dos funcionários da administração pública, criando o Prémio Ideia.Simplex.

Tem por objectivo estimular a participação de todos os que exercem funções públicas, na administração local ou central, beneficiando assim da sua experiência profissional e da sua relação de proximidade com os utentes.

Em apenas um mês, recebemos 313 propostas de simplificação dos nossos funcionários (281 individuais e 32 colectivas), 274 das quais de funcionários da administração central e 38 de funcionários da administração local.

O júri premiou 4 ideias e distinguiu outras tantas com menções honrosas. Algumas das ideias a concurso foram integradas no Simplex’09; outras poderão vir a integrar programas futuros, logo que melhor aferidas as condições necessárias à sua boa execução.

Pequenas e grandes ideias desta natureza contribuirão seguramente para facilitar a vida dos cidadãos e das empresas e melhorar o funcionamento dos serviços.

UMA MISSÃO PERMANENTE

A simplificação não se decreta. Deve ser percebida como uma missão permanente de correcção e adequação da excessiva rigidez da lei e das práticas regulamentares e administrativas que lhe estão associadas, para que a Administração possa responder eficazmente aos desafios de um tempo pautado pelo ritmo frenético da mudança.

A simplificação é uma tarefa sempre inacabada. As medidas de simplificação dadas como concluídas num determinado momento devem continuar sob escrutínio e avaliação permanentes.

Primeiro, porque nem sempre o que se considera concluído (por exemplo, simplificação de um regime jurídico de licenciamento) vem na prática a produzir os efeitos pretendidos. Só os resultados da monitorização da sua aplicação podem dar a obra como terminada.

Segundo, porque mesmo as medidas com sucesso num momento necessitam quase sempre de ser melhoradas mais tarde, acrescentando novas funcionalidades (como sucedeu com a medida empresa na hora), melhorando as existentes, actualizando a tecnologia de suporte ao serviço (se for o caso) ou revendo o procedimento à luz de um novo contexto (o que parecia necessário hoje pode ser dispensável amanhã, ou o contrário).

A recolha sistemática de indicadores de resultado tornou-se, por isso, uma tarefa comum em todos os serviços envolvidos no programa. Se é certo que para alguns deles ela já era uma rotina desde o início do programa, ou mesmo antes dele, para outros a cultura de medir resultados foi um novo esforço a que tiveram de adaptar-se.

Criar rotinas para monitorização das medidas de simplificação é portanto indispensável, difundindo progressivamente nos serviços e nos seus utentes, em diferentes planos, uma cultura de simplificação.

O SIMPLEX AUTÁRQUICO

Em Julho de 2008, numa iniciativa desencadeada por 9 Municípios - Águeda, Cascais, Guimarães, Lisboa, Pombal, Portalegre, Porto, Redondo e Seixal - em colaboração com o Governo e a Administração Central, foi lançado o Simplex Autárquico.

O Programa, que se rege pelas mesmas regras do Simplex para a administração central – no estrito respeito da autonomia dos Municípios que nele participam –, está aberto à participação de todos Municípios que entendam aderir às medidas preconizadas e juntar novas medidas de simplificação da sua iniciativa.

Actualmente, o Programa integra já 38 Municípios, responsáveis por 123 medidas de simplificação. Encontram-se em processo de adesão 51 autarquias.

Os grandes objectivos dos programas de simplificação legislativa e administrativa – facilitar a vida aos cidadãos, diminuir os custos de contexto que sobrecarregam as actividades económicas e modernizar a administração – estão também presentes no Simplex Autárquico.

Três tipos de medidas integram o primeiro Simplex Autárquico: medidas intersectoriais que dependem de colaboração entre a administração central e local (por exemplo, em matéria de contratação pública ou de licenciamento industrial); medidas intermunicipais, quando o mesmo compromisso é assumido por diferentes municípios no mesmo período; medidas municipais, quando são exclusivas de um município ou de uma freguesia.

ALARGAR O ESFORÇO, PROMOVER UMA CULTURA

O trabalho realizado durante o ano de 2008, a extensão do esforço de simplificação às Autarquias, o alargamento da consulta pública, o incentivo dado à participação de agentes da administração pública permitiram divulgar e aprofundar mais e mais uma cultura de simplificação, o que constitui o principal objectivo deste programa:

• Foi o ano em que se concluíram 500 medidas Simplex: umas com mais sucesso do que outras; umas que precisarão seguramente de ser revisitadas, talvez mesmo reiniciadas; outras cujos resultados são indiscutíveis, mas que, por isso mesmo exigirão novas versões, novas funcionalidades;
  
• Foi o ano em que a OCDE apresentou os resultados da sua avaliação sobre a política de simplificação e administração electrónica, reconhecendo que «[o] Simplex tornou-se uma iniciativa de grande relevo — única no conjunto dos Países da OCDE— que aborda as necessidades da simplificação do sector público português e da prestação dos respectivos serviços»;
  
• Foi, sobretudo, o ano em que ser ou não ser “Simplex” começou a marcar a diferença: nos serviços, nos seus funcionários, em mais cidadãos, nas PME mas inovadoras e sobretudo na própria co-produção do Simplex’09.

SOBRE A APRESENTAÇÃO DAS MEDIDAS

Para melhor compreensão da valia dos contributos que recebemos, indicam-se no programa detalhado as medidas provenientes:

• de propostas da consulta pública ? participação no blogue, fórum COTEC, caixa de sugestões, Inquéritos IAPMEI e propostas de Associações empresariais
  
• do prémio Ideia.Simplex

Aquelas medidas que, não tendo atingido na íntegra os seus objectivos ou outras cujos resultados da avaliação incitaram a um esforço adicional de simplificação, são novamente integradas neste Programa Simplex.

Encontram-se assinaladas com uma simbologia própria que facilita o seu reconhecimento.

Decidimos este ano evidenciar as medidas que têm impactos nos dois principais grupos alvo da simplificação - Empresas e Cidadãos - em ambas as áreas do Programa. Por esta razão a sua descrição encontra-se repetida nos dois grupos de medidas destinadas àqueles beneficiários.

Assim, para que não sejam contabilizadas em duplicado, a numeração atribuída no primeiro grupo – Cidadãos - é mantida quando a medida é descrita no segundo grupo – Empresas -, sendo ainda a sua designação destacada com uma cor diferenciada.