| Situação |
Oportunidade |
É obrigatório o preenchimento de vários formulários, nos quais se repete alguma informação já anteriormente pedida
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- Eliminar ou fundir formulários;
- Obter informação a partir de processos anteriores;
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É pedida informação já disponível
em outros serviços públicos ou a
sua comprovação através de
certidões
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- Obter informação já disponível em outros serviços da Administração Pública em vez de a pedir de novo ao cidadão
- Criar certidões permanentes on line ou facilitar a partilha de informação entre serviços (respeitando a protecção de dados pessoais)
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É exigida a entrega de várias cópias
de documentação
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- Eliminar pedido de cópias, executando-as no balcão receptor
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Há dificuldades na partilha de
informação entre serviços e na
articulação dos procedimentos
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- Estabelecer interfaces electrónicas de transmissão de informação
- Disponibilizar o acesso às aplicações informáticas por parte de outros serviços
- Criar bases de dados partilhadas de conhecimento
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É prestada informação insuficiente
aos utentes ou potenciais utentes de
uma determinada actividade
administrativa
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- Consolidar e clarificar informação
- Disponibilizar informação no canal web
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São necessárias várias deslocações a
diferentes serviços ou ao mesmo
serviço para completar um
determinado processo (ex. obter
uma licença ou renovar a carta de
condução)
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- Integrar o processo num único balcão ou criar interlocutores únicos
- Estabelecer procedimentos de transmissão de informação
entre serviços
- Criar um canal alternativo para alguns passos do processo (i.e. telefone para informações, web para entrega de
formulários)
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É exigido o pagamento de vários
encargos em diferentes momentos
do mesmo processo implicando
várias deslocações
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- Eliminar guias de pagamento
- Permitir pagamento por transferência bancária
- Permitir diversos pagamentos num mesmo acto
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Há um elevado número de
requerimentos mal preenchidos ou
de processos deficientemente
instruídos
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- Publicitar requerimentos preenchidos para ajuda
- Elaborar guias de ajuda passo a passo
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O tempo necessário para completar
um processo é demasiado longo face
à importância do processo ou ao
ritmo que é aconselhável imprimir à
actividade económica em questão
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- Segmentar os processos em função do menor grau de risco ou de complexidade
- Eliminar licenças e autorizações que sejam desnecessárias nas situações de menor grau de risco ou de menor complexidade
- Substituir licenças e autorizações prévias por obrigações de notificação e sistemas de certificação
- Permitir o acompanhamento do processo e criar canais alternativos de contacto
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Não estão definidos prazos limite
para uma resposta dos serviços
públicos ou não são cumpridos os
prazos fixados
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- Estabelecer prazos de resposta
- Estabelecer prioridades de resposta no caso de impossibilidade de cumprimento de todos os prazos
- Definir tipos de respostas mínimas no caso de incumprimento de prazos
- Publicitar as prioridades e os tipos de respostas mínimas
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Há um acréscimo elevado mas
meramente conjuntural nos
processos relativos a uma dada
actividade administrativa (ex. para
obter uma licença)
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- Estabelecer protocolos com outros serviços públicos para obter recursos adicionais ou para subcontratar parte da
actividade
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