Para construir o Programa Simplex são necessárias várias etapas que adiante se resumem,
simplificadamente.

Antes de descrever esses momentos, importa referir que o Programa Simplex não constitui uma competência atribuída a uma entidade: é o resultado de um trabalho que envolve todo o Governo e, por isso, uma responsabilidade partilhada por todos.


Por este motivo a Rede de Agentes Simplex assume, em todas das fases de Preparação do Programa, um papel determinante.

Desde o primeiro momento da construção do programa Simplex, os serviços que, no dia-a-dia, se relacionam com empresas e cidadãos, são chamados a intervir.

Apresentam propostas para iniciativas de simplificação, definem metas e assumem compromissos para a sua execução.

Para além de orientações metodológicas, sobre que tipo de medidas podem ser inscritas e como devem ser apresentadas, são transmitidas, à Rede Simplex, quais as prioridades para cada ano.

• Melhorar o posicionamento do país em indicadores de avaliação internacional;
• Garantir o alinhamento com a estratégia nacional de Modernização Administrativa e nível de serviço traçado para determinadas áreas (e.g. portais; serviços de atendimento presencial);
• Acolher as possibilidades de optimização identificadas nas avaliações dos Programas de anos anteriores;
• Responder aos problemas e oportunidades de melhoria reclamados, com recorrência, pelos utentes.

Sobre elas é feito um trabalho de selecção, de articulação com as múltiplas entidades envolvidas - no caso de medidas transversais - e de avaliação das oportunidades de evolução para objectivos mais ambiciosos.

• Consulta pública: todas as medidas propostas pelos Ministérios podem ser avaliadas por qualquer cidadão, empresa ou associação, do ponto de vista da sua pertinência, e clareza;
• Caixa de Sugestões: podem também durante esta fase a qualquer momento ser enviadas ideias para novas medidas;
• Fóruns empresas: associações ou empresas podem participar, em reuniões restritas, na discussão das áreas prioritárias ou de soluções concretas para o seu sector de actividade;
• Prémio Ideia Simplex: os funcionários são também incentivados a inovar e a participar, com propostas que resultam dos constrangimentos que encontram no seu relacionamento diário com os cidadãos.

Todas as sugestões são analisadas, seleccionadas e colocadas à consideração dos serviços responsáveis pela sua implementação, através dos Agentes da Rede Simplex.

Algumas, pela sua transversalidade sectorial ou prioridade, são promovidas com especial atenção pelo Gabinete da Secretária de Estado da Modernização Administrativa, junto das respectivas tutelas, ou assumidas pela própria Agência para a Modernização Administrativa.

Nesta fase, que antecede o fecho do programa, a entidade coordenadora efectua uma última análise de todas as propostas formuladas pelos serviços ou acolhidas por estes em resultado da participação pública, e prepara a sua apresentação dando evidência aos objectivos e resultados que se pretendem comunicar.

São consolidadas as articulações entre Ministérios nos projectos transversais e confirmados os prazos assumidos para a execução.

Uma vez validadas as reformulações, uma versão consolidada do Programa é levada a Conselho de Ministros, para aprovação.

A última fase da preparação do Programa é de sistematização da informação recolhida e de preparação da sua apresentação pública.

Para permitir uma identificação rápida dos principais destinatários e benefícios das medidas organizam-se as medidas por eventos de vida. Evidenciam-se ainda no programa as medidas que os serviços assumiram para dar resposta às prioridades definidas para esse ano.

O programa é apresentado publicamente com o apoio político ao mais alto nível dos membros do governo e do próprio Primeiro-Ministro.